Klasik Büro Türleri

13.03.2021 / Eğitim / Genel

Klasik (geleneksel) büro işleri, örgütsel faaliyetleri kolaylaştıran teknik nitelikteki işlerdir.

Bu işler, mal ve hizmet üretimi ile ilgili ham madde ve diğer girdilerin sağlanması, bunlarla ilgili kayıt ve maliyet hesapları, personel, tedariki, seçimi, yerleştirilmesi, eğitim ve geliştirilmesi tayin ve terfi gibi klasik büro faaliyetleridir ve büro yöneticileri de söz konusu işlerin yönetiminden sorumlu olan şahıslardır.

Klasik bürolar, geleneksel büro faaliyetlerinin yapıldığı bürolardır. Klasik büroları şu şekilde sınıflandırabiliriz;

• Uzmanlık alanlarına göre bürolar
• Ait oldukları kurumlara göre bürolar
• Kuruluş amaçlarına göre bürolar
• Yerleşim biçimlerine göre bürolar

Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar

Uzmanlık alanlarına göre bürolar, mesleki uzmanlık bilgilerine sahip insanlar tarafından kurulan bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre bürolar aynı zamanda özel bürolardır. Uzmanlık alanlarına göre kurulan bürolar genellikle bir veya iki kişi tarafından kullanılmaktadır.

Büroların sanallaşması ve işlerin belli bir yere bağımlı olmadan yürütülebilmesi, uzmanlık alanlarına göre büroların önemini azaltmakta, bu bürolar iş yeri kimliğini kaybederek irtibat büroları hâline gelmektedir. Avukatlık, noterlik, müşavirlik ve mühendislik, emlak alım satım büroları vb. bürolar bu tür bürolardır.

Ait Oldukları Kurumlara Göre Bürolar

Bunlar kamu kuruluşlarına ait bürolar ve özel organizasyonlara ait bürolardır. Özel organizasyonlara ait bürolar, ağırlıklı olarak üretim, ticaret ve hizmet işleriyle ilgili faaliyetlerin yerine getirildiği bürolardır. Üretim işletmelerindeki bürolar, temel amacı ham maddeleri nihai ürüne dönüştüren işletmelerdeki bürolardır. Fabrika büroları bu gruba girer.

Ticari işletmelerdeki bürolar ise genel olarak alım satım faaliyetlerinin yerine getirildiği bürolardır. Süpermarket büroları bu gruba girer. Hizmet işletmelerindeki bürolar ise öncelikli amacı müşterilere hizmet sunmak olan işletmelerdeki bürolardır. Bankacılık ve sigortacılık alanında faaliyet gösteren kuruluşlardaki bürolar, bu türün örnekleridir.

Kamu kurumlarında genel olarak memurların çalıştığı bürolarda, kamu hizmetleri görülür. Kamu kurumlarına ait bürolar, devlet işlerinin görüldüğü, hükümet politikalarının gereğinin yerine getirildiği bürolardır. Özel organizasyonlardaki bürolarda hizmetin muhatabı müşteriler iken kamu kurumlarına ait bürolarda görülen hizmetin muhatabı vatandaşlardır.

Kuruluş Amaçlarına Göre Bürolar

Kuruluş amaçlarına göre büroları, hizmet üretmek amacıyla kurulan bürolar ile kâr elde etmek için kurulan bürolar, yaşam standardının ve toplumsal değerlerin korunması amacıyla oluşturulan bürolar olarak sınıflandırabiliriz. Son saydığımız büro türleri, vakıflar, dernekler, sivil toplum örgütleri ve diğer gönüllü kuruluşlara ait bürolardır. Kamu ve özel sektöre ait bürolarda çalışanlar belli bir ücret alırken gönüllü kuruluşlara ait bürolarda çalışanlar genel olarak herhangi bir ücret almaz.

Yerleşim Biçimlerine Göre Bürolar

Yerleşim biçimlerine göre bürolar “açık bürolar”, “özel bürolar” ve hibrit (melez) bürolar olmak üzere 3 kısma ayrılır;

1. Açık bürolar: Rutin ve mekanik işler yapılan kurumlarda, geniş salonlarda toplu çalışma tercih edilmektedir. Bu salonlara “açık büro adı verilir. Açık bürolarda yaklaşık olarak 5 -100 personel çalışabilir. Açık büroların alanları ise 150 – 3000 m² arsada olabilir. Açık bürolar gerektiğinde portatif ve ses geçirmeyen bölmelerde daha küçük salonlara bölünebilir.

Açık büroların avantajları;

• Binanın maliyeti düşer.
• Isıtma, aydınlatma ve diğer servisler ucuz olur. (Ekonomiktir)
• Daha az alana daha kolay ve düzenli yerleşme olanağı verir. (Yerden tasarruf sağlar)
• · Kapı adedi ve koridorlar azalır. · Dekorasyon ve temizleme maliyeti düşer.
• Daha yakından etkili, kolay denetim ve gözetim olanağı sağlar.
• İlgili, birimlerini daha rahat gözleyebilir.
• Haberleşme ve iş akımını kolaylaştırır.
• Makine ve gereçlerin ortaklaşa kullanım kolaylığı olur.
• Örgütte ve bürolarda değişiklik gerekirse bu gereksinme bölümlerde kolayca karşılanabilir.
• Daha iyi fiziksel şartlar sağlanmasına elverişlidir.

Açık büroların dezavantajları;

• Parayla ilgili güvenirliğin önemli olduğu türdeki işlerde gizlilik azalır.
• Ziyaretçiler ve genel hareketlilik işteki dikkatin dağılmasına neden olur.
• Konuşmalar sessizliği bozabilir. Aşırı gürültü ve uğultu olabilir.
• Salgın hastalıkların yayılmasına müsaittir.
• Kişisel prestijin azaldığı kanısına varılır.
• Bu sakıncaların giderilebilmesi için açık bürolarda aşağıda belirtilen tedbirler alınmalıdır.
• İzolasyon maddeleri kullanılarak dışarıdaki gürültünün içeri girmesi önlenebilir.
• Zemin halı ya da mantarla kaplanmalıdır.
• Tavan, duvarlar, kapılar sesi emen maddelerle kaplanmalıdır.
• Perde kullanılarak sesler hafifletilmelidir vs

2. Özel (kapalı) bürolar: Çalışanların tek başına veya birkaç kişinin bir arada kullandığı bürolardır. 1 ile 4 kişinin birlikte çalıştığı küçük odalardır. Açık büroların avantajları, kapalı büroların dezavantajları hâline gelir.

Ancak bazı hizmetler için kapalı büro ayrılması zorunludur. Müdür ve daha üst kademe yöneticilerle iş sahipleri ve ziyaretçilerle çok sık karşı karşıya gelen memurlar, ilgililerle gizli görüşmesi gerekli olan mülakat memurları araştırma, planlama, dosya incelenmesi proje hazırlama vb. gibi dikkat gerektiren işlerde ve gizli kalması gereken işlerde çalışan personele özel kapalı bürolar ayrılması gerekmektedir.

3. Hibrit (melez) bürolar: Hem açık büro hem de kapalı büro yaklaşımlarının özelliklerini kapsadığından, bu ad verilmektedir. Örneğin duvardan bölme yapan paneller ile özel bürolar anında kurulabilir ve gerektiğinde bu panellerin sökülmesiyle hızlı bir biçimde açık alana dönüştürülebilir. Gerçek hayatta da birçok organizasyon bu yaklaşımı kullanmaktadır.

Son zamanlarda bilgi ve iletişim teknolojisi alanında yaşanan gelişmeler, özellikle yerleşim biçimlerine göre yapılanan büroları anlamsız kılmakta, bunun yerine belli bir fiziksel mekânla sınırlanmayan, sanal ortamlarda uzmanlık alanına göre faaliyetlerin yürütüldüğü sanal büroların önemi artmaktadır. Haberleşme teknolojisindeki gelişmeler insanların bir yere bağımlı olarak çalışma zorunluluğunu ortadan kaldırmaktadır. Özellikle sanal ortamlarda sesin, görüntülerin ve yazıların aynı anda görünme ve interaktif (etkileşimli) iletişim olanağı, belli bir yere bağlı olarak çalışma gerekliliğini ortadan kaldırmaktadır.