Örgütsel İletişim Araçları

28.07.2022 / Eğitim / Genel

Her örgütte yer alan çeşitli birimler arasında hemen her gün ve her zaman bir etkileşim ve iletişim söz konusu olmaktadır.

Bu ilişkilerin örgütsel, birimsel ve bireysel çıkarlar arasında belirli bir düzeyde denge kurabilmek amacına yönelik kurulmasında fayda vardır. Bu sayede örgütsel amaçlara ulaşmada kolaylık sağlanmış olur. Örgütsel yapı söz konusu olduğunda ilişkilerin bilinçli, düzenli ve sistematik olması gerektiği kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleşeceği de önemlidir.

Bu süreçte yararlanılacak iletişim araçlarının birimler arasındaki ilişkilere olumlu katkılar sağlayacak ve bir uzlaşı ortamı yaratacak nitelikte olmasına dikkat edilmelidir. Bu nedenle örgütsel iletişimde kullanılacak araçların seçimine özellikle dikkat edilmelidir. Bu süreçte yararlanılacak iletişim araçlarının şu özellikleri taşıması gerekmektedir:

• Bilgi akışını kolaylaştıracak nitelikte olması
• İletinin biçimi ve içeriğinin eksiksiz ve yanlış anlaşılmaya yol açmadan taşınmasını sağlayacak nitelikte olması
• İletiyi olabilecek en hızlı ve anlaşılır biçimde aktarmaya uygun nitelikte olması

Örgütsel iletişimde kullanılan iletişim araçlarını yazılı araçlar, sözlü araçlar ve görsel/işitsel araçlar şeklinde gruplandırmak mümkündür.

Yazılı ve Basılı Araçlar

Örgütsel iletişimde paylaşılan mesajların ve bilgilerin kalıcı olması gerekliliğinden hareketle yazılı araçlar kullanılmaktadır. Bu nedenle kalıcı olması gereken ve istenen bilgilerin yazılı olması, hem bilgilerin kalıcılığı hem de ihtiyaç anında saklanıldığı yerden bulunması kolaylaşmaktadır. Bununla birlikte belli örgütsel basamaklardan geçerek ilgili birime ulaşan bilgi ve belgelerin izlediği süreçte herhangi bir kayba uğramadan hedefine ulaşması mümkün olur. Aynı zamanda, gerek üstlerin astlara yüklediği sorumluluklar ve gerekse birimler arasında paylaşılan işlerin takibini bu sayede kolaylaştırmak mümkün olmaktadır. Bu araçlar arasında kurum gazeteleri, broşür ve el kitapları, afiş, bülten ve ilan panoları ile yazılı bilgi ve belgeler bulunmaktadır.

Kurum gazeteleri

Kurum gazetesi sayesinde çalışanlar, örgütte meydana gelen ekonomik, sosyal ve teknolojik konular hakkında ve örgütsel yapı içerisinde bulundukları birimi ve kendilerini doğrudan etkileyecek durumlar hakkında bilgi sahibi olma imkânına erişebilirler. Bununla birlikte kurum gazeteleri; çalışanların boş zamanlarını değerlendirmesi, kendini geliştirmesi ve tercih ettiği alanlarda kendini eğitebilmesi ve eğlenebilmesi amacıyla çıkartılarak ücretsiz olarak ulaştırılır.

Kurum gazeteleri, örgütte çalışanların dikkatini çeken ve ilgi alanına giren konuları içermelidir. Bu yayınların çalışanların ilgisini çekecek ve onu etkileyecek konuları içerecek şekilde hazırlanması, verilmek istenen bilginin hedefine ulaşabilmesi anlamında büyük önem arz etmektedir.

Örgüt çalışanlarına yönelik hazırlanan içeriklerle ön plana çıkan kurum gazetelerinde, işverenlerin övülmesinden kaçınılarak sade ve anlaşılabilir bir dil kullanılmasına özen gösterilmelidir. Bu yayınların içeriklerinde, örgüt içerisinde hiyerarşik anlamda her düzeye ve her iş koluna hitap edebilen konulara yer verilmelidir.

Örgütsel yapı içerisindeki hedef kitlenin çok yönlü olması gerekliliği dikkate alınmalıdır. Kurum gazetelerinde yalnızca iş ve mesleki konularla ilgili bilgiler verilmemeli, bunun yanı sıra magazin, eğlence, spor ve sanat sayfaları ya da bölümleri de olmalı; bu alanlardaki içeriklere de yer verilmelidir. Kurum gazetelerinin taşıması gereken temel nitelikleri şu şekilde sırlamak mümkündür:

• Kurum gazetesi çalışanlarla birlikte ve çalışanlar için olmalıdır.
• En az ayda bir kez yayımlanmalı, görsel ve içerik anlamında kurum kimliğini yansıtmalı, çalışanlara aktarabilmelidir.
• Sürekli olmalı, zamanında yayınlanmalı ve mümkün olduğunca ev adreslerine gönderilmelidir.
• Basit, sade, güncel ve bilgi verici nitelikte olmalıdır.
• Gazetenin yazı işleri örgüt içerisinden olmalı, örgüt içi bilgi akışından faydalanabilmelidir.
• Örgüt içi haberler, genel güncel ve ekonomik, sosyal, sağlık, çevre, siyasî sorunlar gibi eğlendirici hikâyeler, bulmacalar, fıkralar, seyahat, bakım ve hobi konuları ile okuyucu mektupları ve küçük ilanlara da yer verilmelidir.

El kitapları ve broşürler

Broşürler genelde sekiz ile on altı sayfadan, diğer bir ifade ile yarım ya da bir formadan oluşan kitapçıklardır. Bu ölçü, fiziksel olarak bir formadan daha fazla olduğunda ise el kitabı adını almaktadır. Broşürlerde genellikle örgütün tarihsel geçmişi, amacı, faaliyetleri ve politikaları hakkında bilgiler verilir. Bu sayede, hedef kitle üzerinde kısa zaman içerisinde ve yoğun bir biçimde, iyi bir izlenim bırakmak ve ikna etmek amaçlanmaktadır. Broşürlerin temel özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Broşürler, özel bir amaca yönelik ve belirli bir hedef kitleye ulaştırılmak için hazırlanıyorsa söz konusu kitlenin sorunlarının çözümü, sadece onları ilgilendiren bir konuda kısa, öz, açık ve anlaşılır bir biçimde bilgi vermeye yönelik olarak tasarlanır.
• Broşürlerde süreklilikten çok, gereklilik olduğunda yayınlanma esastır.
• Broşürlerin okunması önemli olduğundan ilgi çekici çeşitli resim, fotoğraf ve grafiklerden de yararlanılabilmektedir.
• Broşürlerin en önemli kısımları, kapak görevi de gördüğünden ön ve arka sayfalarıdır.
• Broşürlerin ortadaki sayfaları da dikkat çekmek amacıyla çeşitli görsellerle zenginleştirilebilir.

El kitaplarının broşürlere oranla daha çok sayfalı ve resim, fotoğraf, grafik gibi görsel malzemeler yerine yazı içerdiğini söylemek mümkündür. El kitaplarında bazı konuların anlatımı, gerekiyorsa açıklanması ve anlaşılması amaçlanmaktadır.

El kitapları her an el altında bulunarak istenildiğinde ulaşılması ve gerekli bilgilerin alınabilmesi için hazırlanmış birer yardımcı kaynak niteliğindedir. El kitaplarında belirli bir konuyla ilgili hedefe uygun biçimde basit, anlaşılır ve bir özetin bulunduğu bilgi içeren metinler yer almaktadır. Özel bir konu ya da soruna yönelik olarak hazırlandığından her an ulaşılabilecek bir başvuru kaynağı özelliği taşımaktadır.

Dergiler

Örgütsel iletişim açısından önemli bir araç olarak değerlendirilebilecek dergiler, gazetelerden farklı özelliklere sahiptir. Bir yıllık bir süreç içerisinde hangi periyotlarda çıkarılacağına karar verilmelidir. Dergiler aylık, üç aylık ya da altı aylık periyotlarda çıkarılabilmektedir. Örgüt, dergi çıkarma işini kendisi üstlenebileceği gibi, bu işi dışarıdan uzmanlara da devredebilir.

Dergilerin çıkarılma amacı genellikle, belirli bir hedef kitleye sürekli ulaşabilmek ve akılda kalıcılığı, olumlu imajı ve kurumsal itibarı devam ettirebilmek için bilgi aktarmaktır. Dergiler genellikle bir ya da iki formadan oluşan basılı iletişim araçlarıdır.

Dergilerde iletilmek istenen mesajın hedef kitleye doğru ve etkili bir biçimde ulaşabilmesi için hedef kitlenin özellikleri sürekli izlenmeli ve bunların beklenti, istek ve ihtiyaçlarını karşılayarak ilgilerini çekebilecek nitelikte içeriğe yer verilebilmelidir. Söz konusu derginin belirlenen periyotlar içerisinde aksatılmadan çıkarılması, örgüt tarafından iletişimin, güven ve itibarın ne derece önemsendiğinin bir göstergesi şeklinde algılanmalıdır.

Bülten, yıllık, istatistik ve çeşitli raporlar

Bu tür iletişim araçları, örgütün belirli yerlerine bir şekilde bırakılan ya da elden dağıtılan araçlardır. Bültenler, örgütte çalışanlar başta olmak üzere çeşitli kişi ve kurumlara, örgütün bazı faaliyetleri hakkında bilgilendirme yapılması ve haber verilmesi amacıyla belirli zamanlarda yayımlanır. Bültenler genellikle çok sayfalı ve ulaşılmak istenen hedef kitlenin özellikleri, istek, beklenti ve ihtiyaçları doğrultusunda resmî ya da popüler bir dil kullanılarak hazırlanabilir. Bültenleri, hedef kitlelerine göre farklı başlıklar altında gruplandırmak mümkündür. Bu gruplandırmaya göre bültenler aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Üyelere yönelik bültenler
• Sosyal kurumlara ait bültenler
• Kurum bültenleri
• Tanıtım amaçlı bültenler
• Özel ilgi bültenleri

Bültenlerde kapsam açısından bilgi ve haberin en basit, açık ve anlaşılır biçimde sunulması esastır. Bu nedenle hemen herkesin kolayca anlayabileceği grafik, resim ve çeşitli görsellerle içerik desteklenmelidir. Yıllıklar ise örgütün bir yıl içerisinde yapmış olduğu faaliyetlerin kronolojik bir sırayla aktarıldığı raporlar olarak dikkat çekmektedir.

Yıllıklarda genellikle somut göstergeler ve istatistiklere yer verildiğinden inandırıcılığın daha yüksek olacağı düşünülmektedir. Yazılı raporlarla ise örgütteki üst yöneticiler; astlarından ya da danışmanlarından belli konularda çalışma ve araştırma yapma, bu sayede elde edilen sonuçları rapor hâline dönüştürmelerini isteyebilirler. Bu raporlar, katı bürokrasinin isteksizliğine kurban edilmeden, yerinde ve zamanında, gerçekçi verilere dayandığında anlamlı olabilir.

Sözlü Araçlar

Örgütsel iletişim sürecindeki sözlü iletişim araçları sayesinde örgüt içerisindeki bilgi akışının daha hızlı ve kolay bir biçimde gerçekleşmesi mümkün olabilir. Bundan daha da önemlisi, geri bildirimin daha erken ve etkin bir biçimde gerçekleşmesi sayesinde, örgütsel iletişimin sağlıklı bir biçimde işlemesine katkı sağlanmış olur.

Sözlü iletişim araçlarının etkin ve verimli bir biçimde kullanılması sayesinde, örgütsel iletişimde amaca ulaşmak kolaylaşabilir; verilmek istenen mesaj ve iletilecek bilgi ile geri bildirim arasındaki zaman kaybının da önüne geçilmiş olur. Bu araçlar arasında konferans ve seminerler, toplantılar, görüşmeler sayılabilir.

Konferans ve seminerler

Konferanslar sayesinde, yazılı ya da kişilerarasında tek tek karşılıklı iletişim yoluyla görüşülebilecek konular, fazla zaman kaybına yol açmadan kısa bir sürede birden çok insanla paylaşılabilir. Konferanslar kişiden ziyade kitlelere ulaşmada en etkili ve faydalı yöntemlerin başında gelmektedir. Bununla birlikte konferansın sınırlılığı iletişimin tek yönlü olmasından kaynaklanmaktadır. Bu, konferansın konusunun anlaşılıp anlaşılmadığının ya da aktarılmak istenen içeriğin tam anlamıyla beklenen etkiyi oluşturup oluşturmadığının tam olarak ölçülememesini sağlar. Çünkü geri bildirim yoktur. Konferansın hazırlanmasında ve sunulmasında dikkat edilmesi gereken bazı hususları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Konferansın süresi, ne uzun ne de çok kısa olmalı; anlatılmak istenenler optimal bir sürede iletilmelidir.
• Dinleyici/izleyiciler konferans öncesinde bilgilendirilmeli, konu başlıkları kendilerine önceden ulaştırılmalıdır.
• Konuşmacı/sunucunun kullandığı dil ve anlatım biçimi anlaşılır olmalı, akıcı bir dille aktarılmalıdır.
• Konferansın içeriği titizlikle hazırlanmalı, gerektiğinde hedef kitlenin ilgisini toplayacak yazılı ve görsel unsurlar dikkatli bir biçimde kullanılmalıdır.

Seminerler, genellikle belli bir konuda uzmanlaşmış ya da uzun yıllar belli bir sektörde emek vermiş kişilerin bu bilgi ve tecrübelerini dinleyicilerle paylaştıkları bir toplantı türüdür. Seminerlerde de konferans için gerekli bütün hazırlıklar ve çalışmalar yapılmalıdır. Seminerlerde konuşanların sayısı birden fazla olabilir. Genellikle dinleyicilerin mesleki/teknik tecrübe ve bilgilerinin geliştirilmesi amacına yönelik olarak hazırlanır ve seminerlerde de iletişim tek yönlüdür.

Toplantı ve görüşmeler

Örgütsel iletişimde sözlü iletişim araçlarından en etkin ve yaygın bir biçimde kullanılanın toplantılar olduğu söylenebilir. Görüşme, en yalın hâliyle en az iki birey ya da birim arasında karşılıklı konuşma/diyalog kurma, soru sorma olarak tanımlanabilir. Görüşme esnasında bireyin duygu ve düşüncelerinin ve davranışlarının mümkün olan en kısa yolla etkilenmesi ya da değiştirilmesi amaçlanmaktadır. Bu amaca ulaşabilmek için hitap edilen bireyin sorunlarının ve içinde bulunduğu durumun iyi araştırılması ve koşullarının bilinmesi gerekmektedir. Toplantı ve görüşmeler, örgütsel iletişimde kısa süre içerisinde amaca ulaşmak adına en etkili sözlü iletişim araçları arasındadır.

Toplantılar genellikle belli bir konu hakkında, belirli bir yer ve zaman belirlenerek bu zamanın önceden katılımcılara duyurulduğu ya da plansız bir biçimde ani gelişen durumların masaya yatırılarak çözüm bulunması gereken konularda gerçekleştirilmektedir.

Toplantılar, katılımcılar açısından ilk bakışta zaman kaybı olarak görülebilir ve sıkıcı bir örgütsel etkinlik gibi algılanabilir. Bununla birlikte, belirli konunun ya da sorunun derinlemesine ele alınması ve somut çözüm önerilerinin geliştirilerek eş zamanlı katılımın sağlanması ve karşılıklı diyalogla çözüme ulaştırılması açısından son derece gerekli ve önemli etkinliklerdir.

Görsel ve İşitsel Araçlar

Örgütsel iletişimde görsel ve işitsel araçlar, genelde iletişim araçları içerisinde taşıdığı avantajları ölçüsünde değerlendirildiğinde, mesajın etkisi ve hedefte amaçlanan değişimi gerçekleştirebilme yetkinliği açısından son derece önemlidir. Bu araçlar, aynı anda birçok iletişimsel duyuya hitap edebilmesi dolayısıyla salt bir duyuya hitap eden iletişim araçlarından daha başarılı bir etkiye sahiptir. Örgütsel iletişimde kullanılan görsel ve işitsel araçlar arasında şunlar sayılabilir:

• Televizyon
• Radyo
• Sinema
• Fotoğraf
• Slaytlar

Bu türden araçlar; örgüt çalışanlarının eğitimi, bilgilendirilmesi, değişen koşullara adaptasyonu, belirli günlerde yapılacak etkinliklerin duyurulması amacıyla kullanılabilmektedir. Bu sayede, çalışanların örgütsel bağlılıklarının oluşturulması ve pekiştirilmesi sağlanabilmektedir. Görsel ve işitsel iletişim araçlarının örgütsel iletişimde sağladığı faydaları şu şekilde sırlamak mümkündür:

Farklı iletişim yöntem ve araçlarını destekleyici ve etkisini arttırıcı niteliktedir.

• Ses ve görüntüyü aynı anda kullanma olanağı sağladığından etkinliği ve anlaşılırlığı kolaylaştırır.
• Zaman kaybını önleyebilir.
• İçeriğin hem renkli, hem hareketli hem de sesli olarak sunulması sayesinde mesajın etkisini arttırır.
• Mesajın tekrarını kolaylaştırdığı için iletişime esneklik kazandırır.

Görsel ve işitsel iletişim araçlarının avantajlı yönleri olduğu kadar birtakım dezavantajları ve sakıncaları da bulunabilmektedir. Bu dezavantajlarını aşağıdaki gibi sırlamak mümkündür:

• Tek başına kullanıldığında beklenen etkiyi ortaya çıkaramayabilir.
• Geri bildirim sürecinin genellikle etkin bir biçimde işleyememesinden dolayı mesajın etkisini denetlemekte bazı güçlükler yaşanabilir.
• Diğer iletişim araçlarına oranla görsel-işitsel iletişim araçlarının yüksek maliyetli olması nedeniyle örgüt açısından tercih edilmeyebilir.

Örgütsel İletişimin Amaçları

Örgüt içerisinde çeşitli bölümler ya da kişiler arasında sürekli işleyen ilişkiler, önceden belirlenmiş biçimsel kanallar ya da önceden kestirilemeyen doğal kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Biçimsel kanallar genellikle örgütsel planlarda açık bir biçimde belirlenmiştir. Her çalışan kime/kimlere karşı sorumlu olduğunu, kimin tarafından denetleneceğini, yetki ve sorumluluklarının neler olduğunu, karşılaştığı ya da karşılaşması muhtemel sorunları için kimlere danışacağını önceden bilmelidir.

 Örgüt içerisinde söz konusu bu kanallar bir kez kurulduktan sonra, karar alma süreçleri de etkin bir biçimde işlemeye başlar ve öncelikle düzensiz faaliyetler üzerinde olumlu etkilere yol açar. Örgütsel iletişim süreçlerinde biçimsel kanalların yanı sıra doğal iletişim kanallarının oluşum ve işleyişi de önemlidir. Sosyologlarca ‘Informal Organizasyon’ şeklinde tanımlanan sosyal gruplarca oluşturulan yapı içerisinde doğal iletişim kanalları da işlemeye başlar ve örgütte ikinci bir yapının doğmasına yardımcı olmaktadır. Belli kurallar çerçevesinde dinamik bir süreç olarak gerçekleşen örgütsel iletişimin temel amaçlarını şu şekilde sırlamak mümkündür:

• Örgütsel iletişim, çalışanları ve örgütteki birimleri birbirine bağlayan temel bir alt sistemdir. Buradan hareketle bu birimler ve çalışanların örgütsel iletişim sayesinde eşgüdüm hâlinde ve birbirleriyle uyumlu bir biçimde çalışması amaçlanmaktadır.
• Örgütsel iletişim, çalışan kişi ve grupların örgütün ortak amaçları doğrultusunda gerçekleştirdikleri bilgi, tecrübe ve anlam alışverişidir. Örgütsel faaliyetlerin sürdürülmesi, varsa sorunların ve işleyişi sekteye uğratan durumların çözüme ulaştırılması ve üretkenliğin devam ettirilebilmesi örgütsel iletişimin amacıdır.
• Örgütsel iletişim sayesinde, çevresi ile örgüt arasında sağlıklı bir bilgi ve haber akışının sağlanması amaçlanmaktadır. Tüm dünyada hızla değişen ve dönüşen çevre ve rekabet koşulları karşısında örgütlerin de değişen koşullar ve sürece adaptasyonu örgütsel iletişim sayesinde mümkün olabilmektedir.
• Örgütsel iletişim sayesinde, hiyerarşik sistemin belirlenmesi ve otoritenin belli koşullarda sağlanması amaçlanmaktadır. Örgüt içerisinde iletilen belgeler, bilgi ve dokümanların örgütsel iletişim sayesinde kurulan hiyerarşik ağ ve kurallar bütünü içerisinde birimler arasında taşınarak saklanması mümkün olur.
• Örgütsel iletişim sayesinde, çalışanların birbirleriyle ve örgüt çevresi ile bilgi alışverişiyle, örgüt kültürünün öğrenilerek benimsenmesi amaçlanmaktadır. Çalışanların örgüt felsefesini ve kültürünü benimsemesi sayesinde aidiyet duygularının gelişmesi mümkün olabilmektedir.
• Sağlıklı bir örgütsel iletişim sayesinde çalışanların kurum ile aralarında karşılıklı bir güven ortamının gelişmesi, çevre ile örgütün ilişkilerinde başarılı olmasında önemli bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır.
• Örgütsel iletişim sayesinde, çalışanların iş süreçlerini değerlendirerek örgüt ve birim bazında başarının ölçülebilmesi amaçlanmaktadır. Bu sayede işe yeni başlayanların da iş süreçlerini öğrenebilmesi ve tecrübe kazanması sağlanabilmektedir.
• Örgütsel iletişim kanallarının sağlıklı bir biçimde kurularak işletilmesi sayesinde, çalışanların çevresel ve örgütsel değişimlere adaptasyonunun kolaylaşması amaçlanmaktadır.

Ayrıca Bakınız

• Örgütsel İletişim Nedir?
• Örgütsel İletişim Biçimleri
• Örgütsel İletişimin İşlevleri