Elektronik İletişim Araçları

12.06.2023 / Eğitim / Genel

Örgütsel iletişim boyutunda radyo, televizyon, telefon ve bilgisayar olmak üzere dört temel elektronik iletişim aracından bahsedebiliriz.

Elektronik iletişim araçları, elektronik teknoloji ve iletişim ağları aracılığıyla bilgi alışverişi yapmayı sağlayan araçlardır. Bu araçlar, yazılı, sesli ve görsel iletişimi destekler ve genellikle internet tabanlıdır.

Telefon

Telefonlar, örgütsel iletişim en sık kullanılan elektronik iletişim araçlarından birisidir. Örgüt, üyelerine ulaşabilmek için örgüt üyelerinin odasında veya çalıştıkları alanda genel olarak sabit bir telefon bulundurmaktadır. Bu sabit telefondan örgüt üyesine ulaşılması ve verilecek mesajın iletilmesi amaçlanmaktadır.

Cep telefonlarının yaygın bir kullanım ağına ulaşmasıyla, sabit telefonlar önemli ölçüde yerini cep telefonlarına bırakmıştır. Özellikle örgüt çalışanlarının sürekli olarak sabit bir yerde mesai yapmadığı durumlarda cep telefonları, örgütün iletişim akışının sağlanmasında hayati derecede önem taşıyabilmektedir.

Bazı örgütler, çalışanları ile daha rahat iletişim kurabilmek için sabit telefonun yanında çalışanlarına cep telefonu da vermektedir. Örgüt, çalışanları ile şahsi telefonlarından ziyade, onlara sağlanan şirket telefonları ile iletişim kurmayı tercih etmektedir. Örgüt, mesai saatleri içerisinde çalışanından kendisine verilen şirket telefonunu sürekli olarak açık tutmasını ve acil bir durum olduğunda ekip üyesinin vakit kaybetmeden şirket telefonundan kendisine ulaşmasını isteyebilmektedir.

Bazı örgütlerde ise sabit telefon kullanımı, cep telefonu kullanımından daha önemli olabilmektedir. Özellikle mesaisini masa başında sürdüren örgüt üyeleri için sabit telefon daha önemli hâle gelebilmektedir. Çünkü örgüt yöneticileri sabit telefonu, örgüt üyelerinin çalışma odalarında olup olmadığını kontrol etmek için kullanabilmektedir. Böylece örgüt yöneticisi çalışanı sabit telefon ile arayarak odada olup olmadığını kontrol edebilmektedir.

Son yıllarda akıllı telefonların yaygın kullanım ağı elde etmesiyle birlikte, örgütler çalışanlarının akılı telefonlar kullanmasını teşvik etmektedir. Bu süreçte örgütler, akıllı telefonların sunduğu fonksiyonlardan maksimum düzeyde yararlanmaya çalışmaktadır.

Örgüt yönetimi, çalışanlarını belirli bölgelerde görevlendirebilmekte ve çalışanların görevlendirildiği bölgelerde yaşanan durumu anında aktarması istenebilmektedir Bu aşamada akıllı telefonlar üzerinden örgüt üyeleri fotoğraf ve video paylaşımı ile örgüt yönetimini bilgilendirmektedir. Son dönem yaygın olarak kullanılmaya başlayan canlı yayın fonksiyonuyla birlikte çalışanlar görevlendirildikleri bölgedeki gelişmeleri akıllı telefonlar sayesinde örgüte aktarabilmektedir.

Cep telefonlarının örgütlere sunduğu pek çok avantaja karşın kimi zaman dezavantajları da bulunmaktadır. Özellikle örgüt çalışanlarının telefonları örgüt dışı çalışmalarda kullanma ihtiyacı, çalışanların işlerine odaklanmasını engelleyebilmektedir. Bu aşamada kimi zaman örgütler mesai saatleri içerisinde çalışanlarına akıllı telefon kullanmayı yasaklayabilmektedir.

Son dönemde örgütlerin akıllı telefonlar üzerinde dikkatle durdukları bir diğer dezavantajlı durum, akıllı telefonlar üzerinden yürütülen casusluk faaliyetleridir. Örgüt yönetimi, kimi zaman örgüt içi gizli bilgilerin örgüt dışına sızmasını engellemek amacıyla belirli toplantılarda çalışanların yanlarında akıllı telefon bulundurmasını yasaklayabilmektedir.

Faks

Faks, bir belgenin tıpa tıp kopyasının alınmasını ifade etmektedir. Örgütler faks yoluyla direktiflerini çalışanlarına anında yazılı belge olarak iletebilmektedir. Özellikle örgütler, farklı bölgelerdeki şubeleri ile iletişim kurmada fakstan sıklıkla yararlanmaktadır.

İnternetin yaygınlaşması ve elektronik belgelerin sıklıkla kullanılmaya başlanması, faksın önemini örgütler için önemli ölçüde azalmıştır. Özellikle kâğıt kullanımının azaltılmasına yönelik tedbirler doğrultusunda elektronik belgelerin ön plana çıkarılması, faksların etkisinin daha da azalmasına yol açmıştır. Buna karşın faks, günümüzde hâlâ örgütler tarafından kullanılan bir iletişim aracı olma özelliğini korumaktadır.

Bilgisayar

Bilgisayar, 1990'lı yıllardan itibaren yaygın kullanım olanağı elde etmiştir. Bilgisayarların ortaya çıkması ile birlikte örgütlerin iletişim yapısında köklü değişiklikler meydana gelmiştir.

Bilgisayarların pek çok dosyayı çok küçük bir alanda muhafaza edebilmesi ve istenilen bilgileri anında ekrana yansıtması, örgüt içerisindeki iş yükünün önemli ölçüde azalmasına ve mevcut bilgilerin güvenli bir şekilde depolanmasına yol açmıştır.

Örgütün faaliyet alanına göre kimi zaman her çalışana bir bilgisayar temin edilebilmektedir. Nitekim bankalar gibi bazı örgütlerin yapısı gereği bilgisayar kullanımı zorunlu bir ihtiyaç olmaktadır.

Örgüt, oluşturduğu web siteleri üzerinden kendisi hakkında tüm bilgilere yer verebilmektedir. Web sitelerinde insanlar örgütü tanıyabilmekte, örgüt ile aklına takılan pek çok konuda bilgi alabilmektedir.

Bazı örgütler, kendi içlerinde intranet adı verilen internet ortamını kullanmaktadır. İntranet; yalnızca kurum içi yazışmalarda kullanılan, kuruma ait bilgilerin yer aldığı bir ortamdır.

Örgütler, bilgisayarlar aracılığıyla e-postaları sık bir biçimde kullanmaktadır. Çalışanlar e-postalar ile haberleşmekte ve kurumla ilgili tüm yazışmaları kimi zaman e-postalar üzerinden yürütebilmektedir. E-postaların aynı anda pek çok kişiye ulaşması, örgütlerin çalışanları ile hızlı iletişim kurması bakımından önem taşımaktadır.

Özellikle son yıllarda kâğıt kullanımının azaltılmasına yönelik uygulamalar, e-postanın önemini daha da arttırmıştır. Örgüt içerisindeki resmî yazışmalar, elektronik ortamda gerçekleştirilebilmektedir. Elektronik imzalar üzerinden de e-postalar üzerinden gönderilen belgelerin resmî olması sağlanmaktadır.

Örgütler, bilgisayarlar üzerinden kurulan sistemler ile çalışanlarıyla aynı anda görüntülü konuşma imkânı sağlamaktadır. Bu süreçte örgütün iş görüşmeleri, çalışanların işe alım mülakatları, önemli toplantılar vb. doğrudan çevrimiçi ortamda gerçekleştirilebilmektedir.

Online ortamda gerçekleştirilen görüşmeler sayesinde, örgüt üyelerinin bir araya gelmesi zorunluluk olmaktan çıkmakta ve bu da örgütün zaman ve para kaybının önlenmesini sağlamaktadır.