İş Analizi

14.12.2023 / Eğitim / Genel

İş analizi, işlerin nasıl yapıldığını tanımlama, işe ilişkin bilgileri kaydetme ve işi yerine getirmek için gerekli olan becerileri ve diğer gereklilikleri belirtme sürecidir.

İnsan kaynakları yönetiminin esasını oluşturan iş analizinde, işlerin teknik ve sosyal analizlerinin yapılması hedeflenir.

İş analizi, “işlerin bütün boyutlarıyla analiz edilmesi suretiyle işin yapılması sürecinde yer alan tüm işlemlerin ve etkenlerin tespit edilmesi” şeklinde tanımlanabilir.

İş analizi; işlerin içerdiği görevleri, sorumlulukları ve çalışma koşullarını belirlemenin yanında, iş yapacak olanların sahip olması gereken bilgi, beceri ve yeteneklerin de belirlenmesini sağlar. İş analizi süreci; bir iş kapsamındaki farklı görevlerin nasıl yapıldığını, bu görevler için kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizatın neleri kapsadığını, çalışma şartlarının özelliklerini ve bir işin diğer işlerle olan ilişkilerini kapsar.

İş analizi genel olarak şu bilgileri ihtiva etmelidir:

• İşin içeriği
• İşin yapılması sırasında gerek duyulan araç-gereçler
• Üretilen mal ya da hizmetin çeşidi ve nitelikleri
• İşin yapılış aşamaları ve gerekli davranışlar
• İşin yapılma süreci
• Çalışma ortam ve koşulları
• İş için gereken; yaş, cinsiyet, eğitim, zihinsel yetenekler, özel yetenekler, kişilik özellikleri vb.
• İşin gerektirdiği örgüt içi / dışı ilişkiler
• İşte kime karşı sorumlu olunduğu
• İşin sorumluluğu, barındırdığı risk ve tehlikeler
• İşin icrası için gerekli yetkiler
• İş Analizi Yapmanın Nedenleri

Neden İş Analizi Yapılmalı?

İş analizi sonucu elde edilen bilgiler, organizasyondaki personel seçme, terfi, eğitim, geliştirme, performans değerlendirme, ücret ve ödüllendirme gibi birçok sürece girdi sağlayacaktır.

Alışılagelmiş iş analizi yaklaşımları ikiye ayrılır:

Bunlardan ilki meseleye insan kaynakları yönetimi açısından bakar. Bu amaçla yapıldığında, iş analizlerinden elde edilen veriler daha çok işletmelerde insan kaynakları planlama, ücret-maaş yönetimi, eğitim vb. konularda kullanılacak şekilde hazırlanır.

İkincisinde ise iş analizi daha geniş bir kapsama sahiptir ve işletmedeki üretim yönetimi, planlaması ve iş tasarımı yöntemleri gibi diğer faaliyetleri de kapsayacak veriler toplamayı amaç edinir.

İş analizinin ana amacı, çeşitli İK faaliyetlerinin başarıyla yerine getirilmesi için, işin nasıl yapıldığı ve iş içeriği hakkında bilgi toplayıp analiz etmektir.

• İşe alma ve seçim: İş analizi her pozisyon için gerekli BBYDÖ’leri (Bilgi, Beceri, Yetenek, Diğer Özellikler) tanımlar. Bunun yanı sıra minimum eğitimi, belgeleri, sertifikaları veya lisanslama gereksinimlerini ve aynı zamanda işin temel görev ve sorumluluklarını ortaya koyar. Bu bilgi, istihdam edilmiş işgörenlerin becerilerini tanımlamayı da kapsar. İş analizi, bir işletmenin işe alım öncesindeki seçim sürecinde ve çalışanların terfi ettirilmesi aşamasında uygulanan sınavlarda önemli hâle gelmektedir. Yapılacak testler iş ile ilgili olmalı; bilgi, beceri, yetenek, kişilik değişkenleri ve iş analizine uygunluğu test edilmelidir. Bir organizasyon, bilgi, beceri ve yeteneklerin nasıl test edileceğini bilmezse, başarılı performans için gerekli olan yeterlilikleri de bilemez.
• Ücret sistemlerinin geliştirilmesi: Ücret, genellikle eğitim, ihtiyaç duyulan beceri, işi yapmak için ihtiyaç duyulan tecrübe ve çalışanın tehlikeli koşullarda çalışıp çalışmadığı gibi iş gereklilikleri ile ilgilidir. Bir iş analizi, örgüt içinde sistematik olarak kararlaştırılmış maaş ve diğer kazançlar için standartlaştırılmış bir prosedür sağlar. O her işgören için her bir işe dair değerlerin anlaşılmasına yönelik temel ortak bir anlayış, işin diğer işler ile olan ilişkilerini ve işi yapmak için lazım olan gereklilikleri sağlar.
• İnsan kaynakları planlaması, kariyer gelişimi ve eğitim: İş analizi bilgisi, işverenlerin farklı meslekler için gerekli becerileri belirleyerek eğitim ve kariyer geliştirme programlarını tasarlamalarına yardımcı olabilir. Her iş için bilgi, beceri ve sorumluluk gerekliliklerinin tanımlanması, terfi fırsatları için çalışanların eğitilmesi ve geliştirilmesini mümkün kılar. Mevcut bilgiler tüm çalışanların terfi ve nakil gerekliliklerini anlamasına ve kariyer fırsatlarını fark etmesine yardımcı olur.
• Performans değerlendirmesi: Performans standartları işgörenlerin aslında işte ne yaptıklarından türetilmelidir. Bir iş analizi, çalışanların kendi iş süreçlerinde yerine getirdikleri görev ve sorumlulukları tanımlar. Hesap verebilirlik alanları belirlenebilir ve değerlendirme standartları geliştirilebilir.
• Risk yönetimi: Bir iş analizi, iş ortamında sağlığa zararlı olabilecek çeşitli risk ve tehlikeleri tanımlamak için de kullanılır. İşverenler, bu bilgileri çalışanları iş ortamında oluşabilecek tehlikeler hakkında bilgilendirmek, sağlığa zararlı olabilecek şartların risk ve tehlike analizlerini yaparak ortadan kaldırmak ve olası tehlikelere karşı uyarmak amacıyla düzenleyecekleri eğitim programlarını geliştirmek için de kullanmaktadır. Bunlara sağlık, emniyet ve güvenlik sorunları da dâhildir.
• İş tasarımı: İşler, işletmenin amacını yerine getirmesini sağlamak için tasarlanmış bir dizi çalışma aktivitesi etrafında düzenlenir. Dış ve iç değişiklikler, genellikle örgütleri iş aktivitelerini yeniden düzenleme veya yeniden yapılandırmaya zorlar. Belirli bir işle ilişkili geleneksel görevler zamanla değişir; bir iş analizi bu tür değişiklikleri tanımlamak ve değişikliklere uyum sağlamak için gereklidir.

İş Analizinde Yer Alan Bilgiler

İş analizinin başarıyla tamamlanması için kayda değer bilgiler gereklidir. İş analizleri kesin görevleri ve işin sorumluluklarını tanımlar. İş analizinin en önemli kısmı bu bilgilerin eksiksiz biçimde elde edilmesidir.

Burada dikkat edilmesi gereken hususlar;

• İş ve işle ilgili faaliyetler
• Makine çeşitleri
• Araçlar
• Gereçler
• İş içinde kullanılan yardımcı ekipmanlar

Bazı iş analiz sistemleri, iş standartlarını tanımlar. Bir işlevi yerine getirmenin ne kadar süre aldığına karar vermek için, iş ölçümleri gereklidir. İş içeriğini göz önüne alarak analizciler, iş takvimi, parasal ve parasal olmayan teşvikler ve fiziksel çalışma şartları üzerinde de dururlar.

İş Analizi Sürecinde Toplanması Gereken Bilgi Türleri

1. İş faaliyetleri
   1. İş faaliyetleri ve işlemler
   2. Faaliyet raporları
   3. Kullanılan yöntemler
   4. Kişisel sorumluluklar
2. İşgörenle bağlantılı faaliyetleri
   1. İşgören davranışları
   2. İş yöntemlerinin analizi için gerekli öğeler
   3. İş için harcanan çaba
3. Makineler, aletler ve araçlar
4. İşle bağlantılı soyut ve somut öğeler
   1. Bilgi kullanımı
   2. İşlenen materyal
   3. Üretilen ürünler veya verilen hizmetler
5. İş performansları
   1. İş değerlemeleri
   2. Hata analizi
   3. İş ölçümü, örnek olarak bir işi yapabilmek için harcanan zaman
6. İş içeriği
   1. İş programları
   2. Finansal ve finansal olmayan teşvikler
   3. Fiziksel iş koşulları
   4. Örgütsel ve sosyal içerikler
7. İş için gerekli İşgören nitelikleri
   1. Kişisel özellikler
   2. Aranan eğitim düzeyi
   3. Aranan iş tecrübesi

İş Analizi İçin Veri Toplama

Bir iş analizi sırasında farklı bilgi türlerine ihtiyaç vardır ve bu bilgi türlerini elde etmek için çeşitli yöntemler kullanılabilir. En yaygın şekilde toplanan bilgiler;

• İş etkinlikleri
• Eğitim gereksinimleri
• Kullanılan ekipman veya araç-gereç çeşitleri
• Çalışma koşulları
• Denetim veya yönetim sorumlulukları
• Kişiler arası iletişim becerileri
• Diğer pozisyonlarla irtibatları
• Dış temaslar
• BBYDÖ’ler

Burada kastedilen bilgi, iş pozisyonu için gerekli olan bilgidir. Bu bilgi olgusal, işlemsel veya kavramsal görevlerin performansıyla ilişkili olabilir.

Beceriler, bir pozisyondaki belirli görevleri yerine getirmek için gerekli olan gözlemlenebilir yeterliliklerdir. Yetenekler ise işgörenin belirli görevleri yerine getirme kabiliyetidir.

Veri toplama, ihtiyaç duyulan bilginin türüne ve analizin amacına olduğu kadar, pozisyonların niteliğine, analiz edilen pozisyondaki görevlerin ve yöneticilerin sayısına, işlerin coğrafi olarak dağılımına ve zamanın uygunluğuna da bağlıdır.

Veri toplamak için kullanılan en yaygın yöntemler aşağıda sıralanmıştır.

Anketler

İş analizinde sıklıkla kullanılan veri toplama yöntemlerinden biri, yapılandırılmış ölçekler ve envanterlerdir. Sıradan bir iş analizi ölçeği o işin içerdiği faaliyetleri kapsar. Anket sorularına cevap veren kişi ise bu faaliyetleri ne kadar sıklıkla uyguladığı, işi için ne kadar önem taşıdığı hakkında değerlendirmelerde bulunur.

Gözlem

İş analizinde kullanılan yöntemlerden biri de doğrudan gözlem yöntemidir. Çalışanlar işlerinin başındayken müdahale edilmeden gözlemlenirler.

Gözlem yöntemi kullanılacağı zaman iş analizcisi, işgöreni işteki görevini yaparken izler ve gözlediklerini kaydeder. Bu yöntem, tek kişinin yaptığı bir meslek hakkında bilgi toplamak için kullanılabilir.

Görüşme

Görüşme tekniğinde, çalışanlara işlerin içeriği hakkında sorular sorulur ve daha sonra onlarla bireysel olarak, küçük gruplar hâlinde ya da panel tartışması şeklinde görüşmeler yapılır.

İşgören Kayıtları

İş analizinde izlenecek bir diğer yöntem ise, çalışanlardan günlük iş aktivitelerini bir günlüğe yazmalarının istenmesidir. İş analizini yapacak kişi bu günlükleri okuyarak işin içeriği hakkında bilgi sahibi olur.

Karma ve Diğer Yöntemler

Genellikle bir analist sadece bir iş analiz yöntemini kullanmaz. Birden fazla yöntemin kullanımı daha uygundur. Bir analizci öncelikle, doğru bir iş tanımlaması için gerekli tekniklerin birleşimini uygulamalıdır. Yukarıdaki yöntemlerden başka, uzmanların bilgisine başvurma, vardiya kayıtları, yazılı rapor ve benzeri belgelerden yararlanma, işaretleme listesi, süreç tanımlama gibi bazı yöntemler de çok yaygın olmamakla birlikte, kullanılabilecek diğer veri toplama yöntemleridir.

İş Tanımı ve İş Gerekleri

İş tanımı, iş analizinin çıktılarından birisi olarak değerlendirilebilir. İş analizi ile elde edilen veriler daha sonra düzenlenerek iş tanımları ve iş gerekleri haline dönüştürülür.

İşe ilişkin davranış, eylem, prosedür, içerik, kapsam, yetki ve sorumluluklar iş (görev) tanımını oluşturur. İş tanımında ağırlıklı olarak söz konusu işi yapacak bireyden beklenenler tanımlanır. İş tanımı, iş tarifi veya görev tanımı olarak da adlandırılır. İş analizi, işi en küçük ve somut davranış düzeylerine ayırırken, iş tanımı genel olarak işin gerçekleştirilmesi için gerekenleri içerir. İş tanımı ile iş analizi birbirlerinden şu noktalarda farklılaşmaktadır:

• İş analizi işe yönelik, iş tanımı bireye yöneliktir.
• İş analizi daha geniş, iş tanımı özet bilgi içerir.
• İş analizi kurum için hazırlanırken, iş tanımı daha çok kendilerinden beklenenleri bildirmek üzere çalışanlar için hazırlanır.

Yöneticilerin görev kapsamının sınırlarını belirlemek nispeten daha güç olduğundan, yöneticiler için yapılacak iş tanımları bazı farklılıklar gösterir. Yöneticiler için yapılan iş tanımlarında amaçlar ve durumsal faktörler önem kazanır. Bazı iş tanımlarında söz konusu amaçlar; fiziksel kaynaklar, sorumlu olunan süreç, program ve sistemler, beşeri kaynaklar gibi başlıklar altında diğer ikincil amaçlara ayrılarak tanımlanmaya çalışılır.