Sözlü İletişim Araçları

12.06.2023 / Eğitim / Genel

Örgüt içerisinde sözlü iletişim araçları, yüz yüze görüşme, toplantı, telefon görüşmesi ve seminer olmak üzere sıralanabilir.

Sözlü iletişim araçları, sözlü iletişimi kullanan araçlardır. Bu araçlar, konuşma ve sesli iletişim üzerine odaklanır ve yüz yüze iletişimden telekonferans araçlarına kadar farklı şekillerde kullanılabilir.

Yüz Yüze Görüşme

Örgütler kimi zaman çalışanları ile belli konular hakkında görüşme ihtiyacı duymaktadır. Bu aşamada örgüt yönetiminin çalışanlar ile yüz yüze görüşerek onların belirli konularda istek, şikâyet ve beklentilerini öğrenmeye çalışmaktadır.

Örgüt yöneticilerinin çalışanlar ile yüz yüze görüşmesi, çalışanlarda örgüt yönetiminin kendisine değer verdiği algısını oluşturmaktadır. Çalışanlar örgüt yönetimine yüz yüze görüşmelerde sorun ve beklentilerini aktardığında ve akabinde olumlu dönüş aldığında, çalışanların örgüte olan bağlılıkları artmaktadır.

Örgüt yöneticileri yüz yüze görüşmelerde, çalışanlar ile konuşmalarını dikkatli seçmelidir. Nitekim yöneticilerin çalışanlara sert bir şekilde yaklaşması, çalışanların yüz yüze görüşmelerde kendisini rahat ifade etmesini engelleyebilmekte, hatta örgüte yönelik olumsuz düşünceler beslemesine yol açabilmektedir.

Toplantı

Örgüt bünyesinde gerçekleştirilen toplantılarda bilgi paylaşımı gerçekleşmektedir. Bunun yanında örgüt üyelerinin görüş ve beklentilerinin alınması sağlanmaktadır. Toplantıları rutin olarak gerçekleştirilebildiği gibi olağanüstü durumlarda da örgüt üyeleri toplantı yapma ihtiyacı duyabilmektedir.

Örgüt içerisinde çok çeşitli toplantılar gerçekleştirilebilmektedir. Bunlardan bir tanesi yönetim toplantısıdır. Yönetim toplantısında örgütün üst düzey yöneticileri bir araya gelerek örgüt adına karar vermekte ve örgütün geleceğini etkileyen planlar yapmaktadır.

Örgüt kimi zaman tüm çalışanlarını bir araya getirerek toplantı düzenlemektedir. Bu toplantılarda örgüt yönetimi, çalışanların örgüt ile ilgili fikir ve görüşlerini almaya çalışmaktadır. Böylece örgüt yönetimi toplantılar yoluyla örgüt bünyesinde çalışan herkesi, örgütün geleceğini belirleyen karar alma sürecine dâhil etmeyi hedeflemektedir.

Bazı örgütlerin yapısı gereği çok kalabalık olması, tek bir toplantıda tüm çalışanlarını bir araya getirmesini engellemektedir. Bu süreçte örgütler, şubeleri nezdinde veya belirli tarihler arasında düzenlediği toplantılar ile çalışanlarını bir araya getirmeye çalışmaktadır.

Toplantılara katılımın çok olması, toplantının amacına ulaşmasını da o denli etkilemektedir. Bu süreçte kimi zaman örgüt bünyesinde gerçekleştirilen toplantılara çalışanların katılımı zorunlu tutulabilmektedir.

Örgüt düzenlenen toplantılarda yalnızca çalışanlarına belirli konularda bilgi vermekle yetinmemelidir. Bunun yanında çalışanların örgüt ile ilgili verdiği bilgilerden yararlanma yoluna giderek onların görüşlerini de örgütün karar alma sürecine dâhil etmelidir.

Telefon Görüşmesi

Örgütün çalışanları ile bilgi alışverişinde bulunduğu bir diğer durum telefon görüşmeleri olmaktadır. Çalışanlar ile gerçekleştirilen telefon görüşmelerinde, çalışanların örgüte yönelik istek, şikâyet ve beklentilerinin öğrenilmesi amaçlanmaktadır.

Örgütler kimi zaman toplantı veya yüz yüze görüşme yapmaktansa telefon görüşmeleri üzerinden çalışanlarına ulaşmaya çalışmaktadır. Nitekim çalışanlar kalabalık toplantılarda kimi zaman beklentilerini açıklamada çekingen davranabilmektedir. Benzer şekilde çalışanlar, örgüt yöneticileri ile gerçekleştirilen yüz yüze görüşmelerde de kimi zaman kendilerini ifade etmekte zorlanabilmektedir.

Örgüt çalışanları ile gerçekleştirilen telefon görüşmelerinde, çalışanlar toplantı ve yüz yüze görüşmelerin aksine kendilerine yöneltilen sorulara karşılık çok daha cesur yanıtlar verebilmekte; istek ve beklentilerini de açık bir şekilde ifade edebilmektedir.

Seminer

Örgütler, çalışanlarını belirli konularda bilgilendirmek veya eğitmek amacıyla seminerler düzenlemektedir. Düzenlenen seminerlerde çalışanların örgüt yönetimi ile nasıl daha uyumlu hareket edebileceği, örgütte nasıl daha verimli çalışabileceği gibi konularda bilgilendirme yapılmaktadır.

Örgütler seminerleri yılın belirli dönemlerinde rutin olarak gerçekleştirebildiği gibi, belirli özel amaçlar doğrultusunda bir kereliğine mahsus da düzenleyebilmektedir. Örgüt çalışanlarının düzenlenen seminerlerden maksimum ölçüde yararlanmasını sağlayabilmek için çalışanlarına seminere katılımı zorunlu tutabilmektedir.