Örgütsel İletişim Biçimleri

28.07.2022 / Eğitim / Genel

Örgütsel iletişim biçimlerini formal (biçimsel/resmî) ve informal (biçimsel olmayan/doğal) olarak ikiye ayırmak mümkündür.

Her örgüt kendine özgü biçimsel bir yapıya sahiptir. Bu yapı, zaman içerisinde değişen dış ve iç koşullara bağlı olarak güncellenerek örgütün sürekli dinamik bir yapıda olmasının bir sonucu olarak görülmelidir.

Her örgüt faaliyette bulunduğu çevrenin koşullarından etkilenerek meydana gelen değişimlere sürekli ayak uydurmak zorundadır. Farklı içsel ve dışsal koşullara bağlı oluşan her örgüt, hiyerarşik olarak üst ve alt basamaklarda görev yapanlar ile örgütün farklı birimleri arasında sağlıklı işleyen bir iletişim sistemini sağlamalıdır. Örgütsel iletişimi, formal (biçimsel/resmî) ve informal (biçimsel olmayan/doğal) olarak ikiye ayırmak mümkündür.

Formal (Biçimsel) İletişim

Biçimsel iletişim örgütte bilgi paylaşımı amacıyla, genellikle yazışmalar aracılığıyla ya da sözlü sunumlarla gerçekleştirilir. Örgütün kurallarına, standartlarına, terminolojisine ve süreçlerine uyulması zorunlu olan, emir ve duyuruların dikte edildiği tek yönlü bir iletişim biçimidir. Biçimsel iletişim kanalları, örgüt içerisinde kişinin rolüne bağlı çalışır ve var olan hiyerarşi zincirine göre organize edilir.

Biçimsel iletişim örgütte, en alt düzeyde görev yapan bir işçi ile en üst düzeyde bulunan müdür arasında bağlantı kurulabilmesini sağlar. Genel müdür tarafından çıkarılan bir emir, en alt basamaktaki birime bireysel bir emir şeklinde gidebileceği gibi, en alt düzeyde görev yapan birinin belli bir konudaki önerisi de genel müdüre rapor hâlinde ulaşabilir.

Bu gidiş-geliş esnasında örgütün resmî hiyerarşisi içerisinde yer alan makamlar da bu bilgilerden haberdar olur. Buna karşın her basamak kendi işine gelen biçimde yorumlara gidebilmekte ve yanlış anlamalar olabilmektedir. Her basamak belirli bir mesajı kendisine göre iyi olan yönleriyle ele alabilmektedir. Özellikle görev ve yetki dağılımı, özlük gibi konularda bu örneklere sıklıkla rastlanabilmektedir.

Yukarıdan aşağıya iletişim

Örgütün yönetimi ve bunun için gerekli olan otoritenin gerçekleşebilmesi, ilgili mesajların yukarıdan aşağıya sağlıklı bir biçimde iletilmesi ile mümkün olabilmektedir. Yukarıdan aşağıya iletişimde yöneticilerden astlara doğru gerçekleşen bir bilgi akışı söz konusudur. Örgütsel iletişimde bu bilgi akışının sağlanabilmesi için haber, genelge, talimat, emir, mektup, not, bülten, el kitapları, yıllık rapor ve grup toplantılarından yararlanılmaktadır. Yukarıdan aşağıya örgütsel iletişimin aşağıdaki amaçlara ulaşmak için yararlı ve gerekli olduğunu söylemek mümkündür:

• Göreve ilişkin talimatların iletilmesi
• Örgütte yürütülen bir faaliyet ya da yapılan bir işin diğer görev ve faaliyetlerle ilişkisinin anlaşılmasının sağlanması
• Örgütün çeşitli eylem ve işlemlerine yönelik bilgilerin ilgililere iletilmesinin sağlanması
• Astların olumlu davranışlarının ödüllendirilerek olumsuz ve hatalı davranışların düzeltilmesi olanağının ortaya konulması

Bu tür iletişim, genellikle örgütsel amaçlara uygun biçimde işle ilgili emirlerin yazılı olarak astlara ulaştırılmasıyla işlemektedir. Formal iletişim biçimi olarak kabul edilen bu yöntemde, iş ile ilgili bilgiler ve emirler resmî kanallardan yararlanılarak astlara ulaştırılır. Genellikle yazılı işleyen yukardan aşağıya iletişimde, işleyiş ve görevlerle ilgili emir ve buyruklar yoluyla görevlerin ne zaman, nasıl ve ne şekilde yürütüleceğine yönelik bilgiler astlara iletilmektedir.

Yukarıdan aşağıya doğru iletişim örgütlerde çeşitli biçimlerde gerçekleşmektedir. Bunlar:

• İş emirleri
• Emirlerin gerekçeleri
• Örgüt prosedürleri ve politikaları
• Örgüt amaçları
• Performans değerlemesi

Yukarıdan aşağıya doğru iletişimin örgüt açısından sağlayacağı faydaları ve avantajları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Disiplinin sağlanması
• Performansın gözlemlenmesi ve ölçülebilmesi
• Operasyonel verimlilik
• Çalışanların kontrolü
• Duyuruların ulaştırılmasında kolaylık
• İlişki kurulabilmesi

Yukarıdan aşağıya iletişimin örgütsel anlamda bürokratik, tepeden yönetilen örgütlerde korkunun, kontrol mekanizmasının önemli bir aracı olarak kullanılması bir olumsuzluk olarak görülebilir. Yukarıdan aşağıya iletişimin örgütsel faydalarının yanı sıra bazı sakıncalı yönleri ve dezavantajları da bulunmaktadır. Bunları kısaca şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Bilgilerin çarpıtılması
• İletişimin tek yönlü gerçekleşmesi
• Zaman kaybı (Bürokrasi)
• Moral üzerindeki olumsuz etkileri
• Motivasyon üzerindeki olumsuz etkisi

Aşağıdan yukarıya iletişim

Örgütlerde aşağıdan yukarıya doğru iletişim, çalışanların yöneticileriyle kurmuş oldukları iletişimdir. Aşağıdan yukarıya iletişimin temel amacı, yönetimin örgütsel çalışmalarla ilgili olarak haberdar edilmesidir. İletişim süreci açısından değerlendirildiğinde aşağıdan yukarıya iletişim, yöneticiler tarafından iletilen mesajlara çalışanların bir geri bildirimi olarak değerlendirilmektedir. Aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir biçimde işleyebilmesi, etkin bir yönetimin gerçekleştirilmesi açısından son derece önemlidir. Aşağıdan yukarıya iletişim sayesinde örgütte ulaşılması amaçlanan durumları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Astların görev ve faaliyetlerindeki başarı ve gelişme durumlarıyla, gelecekteki çalışma planlarına ilişkin bilgi sahibi olunması
• Astlar tarafından çözümlenemeyen örgütsel sorunların üst kademelere iletilebilmesi
• Astların örgütün yapısı, amaçları ve diğer çalışanlarla ilgili düşüncelerine ilişkin bilgi edinilebilmesi

Aşağıdan yukarıya iletişimde bilgiler genellikle raporlar, şikâyetler, söylentiler, kaygılar ve sorular şeklinde üst yönetime iletilir. Bu duruma örnek olarak bir örgütte herhangi bir birimin şube müdürünün genel müdüre, iş ile ilgili rapor sunması gösterilebilir. Bununla birlikte aşağıdan yukarıya iletişim, çalışanların problemlerini yöneticilere anlatabilmesi ve örgütte kararlara katılabilmesi açısından önem taşımaktadır. Aşağıdan yukarıya iletişime örnek olarak üniversite öğrencilerinin fakülte yönetimine iletmek istedikleri bir durumu önce danışman hocalarına, danışman hocaların bölüm başkanına, bölüm başkanının ise dekana iletmesi durumu verilebilir. Aşağıdan yukarıya iletişimin örgüt açısından avantajları ve faydalarını şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Geribildirim
• Yapıcı fikirler
• Kararlara katılım ve yardım
• İyi ilişkilerin kurulabilmesi
• Karşılıklı güvenin sağlanabilmesi
• Koordinasyonun geliştirilmesi
• Motivasyonun sağlanması

Aşağıdan yukarıya gerçekleşen örgütsel iletişim, genellikle biçimsel kanallar vasıtasıyla birbirinden farklı biçimlerde gerçekleşebilmektedir. Verilen görevlere ilişkin durum raporları, karar almada ya da sorun çözmede yardım isteklerinin iletilmesi ve örgütsel gelişimle ilgili dilek ve öneriler, bunlardan bazılarıdır. Yukarıdan aşağıya olduğu gibi, aşağıdan yukarıya gerçekleşen örgütsel iletişimin de yol açması muhtemel bazı sakıncalı durumlar bulunmaktadır. Bu sakıncalar ve dezavantajları aşağıdaki biçimde sıralamak mümkündür:

• Çalışanların yukarıya bilgi verme konusundaki isteksizlikleri,
• İş birliği olmayan davranış,
• Çarpıtma olasılığı,
• Çalışanların üst yönetime bilgi iletmede gecikmesi de sorunların çözümünde geç kalınmasına yol açabilir.

Yatay İletişim

Örgütsel iletişimde yatay iletişim, hiyerarşik düzende birbiriyle aynı ya da eşit düzeyde iş görenler arasında bilgi alışverişi olarak tanımlanabilmektedir. Bu iletişim türünün genellikle örgütlerde göz ardı edildiği görülmektedir. Yatay iletişim, bir örgütte birimler arasındaki entegrasyon ve koordinasyonun kolaylaştırılmasına yardımcı olabilmektedir.

Yatay iletişimin özellikle yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya iletişimin yetersiz kaldığı durumlarda daha fazla önem kazandığını söylemek mümkündür. Yatay iletişim; çalışanların koordine edilmesi, sorunların ya da çatışmaların çözümü ve bilgi paylaşımının sağlanması açısından etkin bir iletişim yöntemi olarak ön plana çıkmaktadır. Bununla birlikte yatay iletişim sayesinde çalışanlar ve farklı birimler arasında yaşanması muhtemel alışılmadık zor problemlerin çözümü de mümkün olabilmektedir.

Yatay iletişim bir örgütte çalışan astlar arasında olduğu kadar yöneticiler arasında da söz konusu olabilmektedir. Yatay iletişim sayesinde örgütte çalışma ve takım ruhunun oluşması ve gelişmesi mümkün olabilmektedir. Yatay iletişim sayesinde örgütte çalışanlar arasında kurulması muhtemel sıkı ilişkiler, inanç, amaç ve davranış birliğinin de sağlanması ve bu sayede kurumsal çıkarlar ile bireysel çıkarlar arasında bir denge kurulması mümkün olur (Gürgen, 1997: 75).

Örgütteki yöneticiler arasındaki yatay iletişim pek çok önemli fonksiyona sahiptir. Özellikle yatay iletişimin sağlıklı bir biçimde işleyebilmesi için yönetim sürecinin de önemli ilkelerinden birisi olan emir-komuta birliğini tamamıyla sarsmamak adına üst düzey yöneticilerin alınan kararlar ve yürütülen işlemlere ilişkin bilgilendirilmesi gerekmektedir. Örgütsel anlamda yatay iletişimin avantajlarını aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

• Daha iyi bir anlayış
• Koordinasyon
• Verimlilikte artış
• Kararların daha iyi uygulanması
• Motivasyon
• İçtenlik
• Çalışanların moral düzeyinde artış
• Takım çalışması
• İş tatmini

Örgütsel yatay iletişime bir örnek olarak bir işletmenin üretimden sorumlu müdürünün üretimle ilgili bilgi ve verileri pazarlama müdürü ile paylaşması ve pazarlama müdürünün de pazarlama ile ilgili fikirleri ve görüşlerini halkla ilişkilerden sorumlu müdür ile paylaşması verilebilir. Yatay iletişimin örgütsel iletişime kattığı avantajları olduğu gibi bazı dezavantajlı durumlara da yol açması muhtemeldir. Yatay iletişimle ilgili ortaya çıkabilecek dezavantajları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Kontrol eksikliği
• Anlaşmazlık (çatışma)
• Zaman kaybı
• Disiplin eksikliği

Çapraz İletişim

Örgütte bazı özel durumlar söz konusu olduğunda, bir bölümün yöneticisinin kendi sorumlu olduğu birimin dışında görev yapan bireylerle doğrudan doğruya ilişki kurma zorunluluğu gelişebilir. Bu durumda, örgütün farklı düzey ve konumunda bulunan birimlerin hiyerarşik kanalları göz önünde bulundurmaksızın gerçekleştirilen iletişim türü çapraz iletişimdir.

Yukarıdan aşağıya ya da aşağıdan yukarıya iletişim biçimlerinin çoğu zaman karmaşık bir yapıda olması ve iletişimin gerçekleşmesinin uzun bir yol izlemesi nedeniyle, örneğin kısa sürede çözüme ulaştırılması gereken ya da sonuç alınması gereken durumlarda çapraz iletişime başvurulabilmektedir.

Bunun gibi acil durumlarda kullanılması gereken çapraz iletişimde, belli konularda salt bilgi alışverişi sağlanmaktadır. Çapraz iletişimin sık kullanılmaya başlanması durumunda ise zaman içerisinde örgütte bir yetki ve sorumluluk karmaşasının ortaya çıkması olağandır. Bu nedenle örgütlerde çok zorunlu olmadıkça, istisnaî durumlar haricinde, çapraz iletişim fazla tercih edilmemelidir.

Çapraz iletişime örnek olarak bir iş yerinde ortaya çıkabilecek bir kaza ya da yangın durumunda, iş yerinin güvenlik işlerinden sorumlu müdür yardımcısının tüm çalışanlara hiyerarşik kanalları göz önünde bulundurmaksızın doğrudan doğruya emir vermesi verilebilir. Burada bir kriz söz konusudur ve hiyerarşik basamaklar ve bürokratik işlemlerden önce sorunun çözümüne acilen odaklanmak ve sonuca ulaşmak zorunluluğu bulunmaktadır.

Benzer biçimde bir fakültenin eğitim-öğretimden sorumlu dekan yardımcısının ivedilikle yetiştirilmesi gereken bir program ya da içeriğin hazırlanmasıyla ilgili olarak tüm bölümlerde görev yapan araştırma görevlilerini konuyla ilgili görevlendirmesi, örgütsel çapraz iletişime örnek gösterilebilir. Bu durumda da hiyerarşik basamaklar dekanlıktan bölüm başkanlıklarına ve bölüm başkanlıklarından araştırma görevlilerine ya da diğer öğretim elemanlarına doğru ilerlemelidir.

Çapraz iletişim çoğu zaman örgütte, karmaşık ve içinden çıkılması zor olan olağanüstü durumlarda zaman kazanma ve bir an önce çözüme ulaşma bakımından önem arz etmektedir. Çapraz iletişimin sadece olağanüstü durumlarda değil, olağan durumlarda da kullanılması söz konusudur. Ancak yukarıda belirtilen sakıncaları nedeniyle, mecbur kalınmadıkça çapraz iletişime örgütlerde başvurulmamalıdır.

Bir örgütsel iletişim yöntemi olarak kimi durumlarda zaman, para ve emek israfından kaçınmak amacıyla örgütsel hiyerarşinin dikkate alınmadığı ya da işletilmediği görülmektedir. İstisnaî bir durum olmakla birlikte, yapılan işin niteliğine göre örneğin bir fabrika müdürü, yardımcılarını atlayarak doğrudan ustabaşından bilgi isteyebilmektedir.

İnformal (Biçimsel Olmayan) İletişim

Örgütsel iletişimde genellikle biçimsel iletişim yapısı tarafından karşılanamayan, çalışanlar arasındaki ihtiyaçtan kaynaklanan ve çoğu zaman kendiliğinden şekillenen iletişim; biçimsel olmayan iletişim olarak adlandırılmaktadır. Biçimsel olmayan iletişim örgütte, çalışanların insanî amaç ve gereksinimleri sonucunda gerçekleşen iletişimdir. Bu iletişim biçimi, örgüt üyeleri arasındaki kişisel yakınlık ve bu yakınlığa bağlı etkileşim sonucunda gerçekleşir. Özetle örgütsel iletişimde biçimsel yapının olması gerekeni, biçimsel olmayan yapının ise olanı gösterdiğini söylemek mümkündür.

Birçok örgütte biçimsel olmayan iletişimin biçimsel iletişimden daha hızlı işlediği görülebilmektedir. Bu bağlamda biçimsel olmayan iletişim her zaman örgüt amaçlarına hizmet etmez. Zaman zaman da örgütte çalışanların bireysel amaçlarını tatmin etmeye yarar. Biçimsel olmayan iletişimin oluşması ve işleyişi daha çok örgüt çalışanlarının işle ilgili ilişkilerinden başlayan etkileşimleri sonucunda gerçekleşmektedir. Bazı durumlarda da biçimsel olmayan iletişim, örgütsel işleyişle ilgili konularda bilgi ve veri eksikliğinden kaynaklanabilmektedir.

Bu durumda, herhangi bir doğru bilgi ve veriye dayanmayan paylaşımlardan oluşan bir iletişim sistemi gelişebilir. Böyle bir ortamda dedikodu ve söylenti örgütsel iletişimde yer almaya başlar. Herhangi bir durumla ilgili kesin ve doğruluğundan emin olunmayan bilgilerin paylaşılması, zaman içerisinde örgütsel iletişimde doğruluk ve kesinlik içermeyen bilgilerin gerçek ve doğru bilgi gibi değerlendirilmesine yol açabilir.

Biçimsel olmayan iletişimi, örgütün geleneksel yapısını, kültürünü ve aksaklıklarını yansıtan bir ayna olarak kabul etmek gerekir. Bir örgütte biçimsel olmayan iletişimle paylaşılan bilgilerin ve süreçlerin biçimsel iletişimden daha fazla olması, örgütün kurumsallık düzeyi ve sağlam temellerini sınayan bir geçiş süreci gibidir. Dolayısıyla, bir örgütteki iletişim sürecinin sağlıklı işlediğini söyleyebilmek için, biçimsel iletişimin daha yaygın ve sık kullanılan iletişim biçimi olmasında fayda vardır.

Çoğu zaman biçimsel ya da resmî kurallara uymayan, biçimsel olmayan iletişimin en belirgin özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Biçimsel olmayan iletişim, her örgütte ve her yönde bilgi ulaştırma yeteneğine sahiptir. Söz konusu bu bilgiler, yukarıdan aşağıya – aşağıdan yukarıya yatay ya da çapraz olarak ya da tümü aynı zamanda kullanılarak gönderilebilmektedir. Bu durumun çok fazla dolaylı ilişkilere sahip olan örgüt birimlerini birbirine bağlama olasılığı da vardır.
• Biçimsel olmayan iletişim bir bilgiyi, hızlı bir şekilde gönderebilme yetkinliğine sahiptir. Bunun nedeni ise formal (biçimsel) hiçbir işlem ve kural tarafından sınırlandırılamaması, bir bakıma emir-komuta zincirini takip etme zorunluluğuna tâbî olmamasıdır. Söz konusu mesaj bir kez biçimsel olmayan yolla iletildiğinde, örgütün herhangi bir noktasına eş zamanlı olarak ulaşabilme olanağına sahiptir.
• Biçimsel olmayan iletişim, bilginin gönderileceği birim ya da kişilere ilişkin seçicilik durumunun söz konusu olmasıdır. Bazı kişilerin bu bilgiye ulaşmaları sağlanırken bazı kişilerin bilgiye ulaşması da yine engellenmiş olabilmektedir. Bu durumda kimi zaman yöneticiler, söz konusu iletişimin işlediğinin farkında dahi varamayabilirler. Bu gizliliği sağlayabilmek mümkündür.
• Biçimsel olmayan iletişim, örgütün dış çevresini de içine alabilecek şekilde hedef unsurlara ulaşabilme potansiyelini taşımaktadır. Biçimsel olmayan iletişim marifetiyle örgüt ile ilgili pek çok özel ve hayatî öneme sahip bilgi zaman zaman örgüt dışına çıkabilmektedir.

Biçimsel olmayan iletişime örnek olarak örgütteki bir amir ve memurun aynı sosyal tesiste karşılaşarak kurdukları samimiyet dolayısıyla, aralarında iş ile ilgili bilgilerin paylaşılmasının gayriresmî bir biçimde gerçekleşmesi verilebilir. Biçimsel olmayan iletişimin en sık görülen hâli, örgüt içerisinde dedikodunun yaygınlaşmasıdır.

Bu durumda gerçekliği sorgulanmayan bilgilerin paylaşımı yaygınlaşarak gerçek ve doğru bilgilerin yerini alabilir. Biçimsel olmayan iletişim her zaman örgütte olumsuzluğa yol açmaz. Etkin ve verimli bir biçimde -iyi niyetle- kullanıldığı takdirde, takım çalışmasını geliştirme ve ekip ruhunu desteklemeye yardımcı olacaktır. Üst yönetimin biçimsel yönetimi doğru bir biçimde kullanması sayesinde bazı hatalar ve yanlış anlaşılmalar, krize yol açmadan önlenebilir; proaktif önlemlerin alınması mümkün olabilir.

Biçimsel olmayan iletişim çoğunlukla, örgütün önceden belirlenmiş olan iletişim kanallarından geçmeksizin belirli bir plan çerçevesinde gerçekleşmeyen, bununla birlikte örgütte çalışanlar arasında kendiliğinden gerçekleşen doğal iletişim olarak adlandırılır.

Biçimsel iletişimin örgütsel iletişim açısından her ne kadar hayati bir önemi ve işlevi bulunsa da biçimsel olmayan iletişimin de örgütsel amaçlara ulaşmada çok önemli olduğu unutulmamalıdır. Aynı zamanda, biçimsel iletişimde yaşanabilecek herhangi bir olumsuzluk ya da biçimsel iletişimin işlevselliğini yitirmesi durumunda, biçimsel olmayan iletişim hızla devreye girerek örgütsel iletişimin işlevselliğini sekteye uğratma potansiyeline sahiptir.

Ayrıca Bakınız

• Örgütsel İletişim Nedir?
• Örgütsel İletişim Araçları
• Örgütsel İletişimin İşlevleri